Khi tiến hành bàn giao lại mặt bằng thi công thì cần thiết phải lập một biên bản bàn giao mặt bằng. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ được những thông tin cần thiết và những lưu ý khi tiến hành soạn thảo và ký kết loại hợp đồng bàn giao này. Do vậy bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản và những lưu ý cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho mình.

Biên bản bàn giao mặt bằng là gì?

Biên bản bàn giao mặt bằng

Biên bản bàn giao mặt bằng là một kiểu văn bản có mục đích nhằm ghi chép lại các nội dung xoay quanh việc bàn giao mặt bằng và trả lại mặt bằng thi công xây dựng cho một công trình. Biên bản này là một mẫu văn bản vô cùng quan trọng, cần thiết.

Vì loại hợp đồng này mang một giá trị pháp lý là bằng chứng khi có xảy ra những mâu thuẫn, tranh chấp về sau. Chính vì thế khi tiến hành soạn thảo loại hợp đồng bàn giao này cần phải đảm bảo được sự chính xác, rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung và cả hình thức.

Khi tiến hành soạn thảo và ký kết một biên bản với mục đích bàn giao mặt bằng thi công công trình thì sẽ cần phải có sự có mặt của ban quản lý thi công xây dựng công trình, bên bàn giao công trình là đại diện của nhà thầu và đại diện bên nhận thầu.

Trong bên nhận thầu công trình sẽ bao gồm có chính quyền cấp địa phương cùng với đại diện chủ hộ. Có một vấn đề nữa cần phải chú ý đó là các thông tin về thỏa thuận bàn giao của các bên với nhau cần phải chi tiết, rõ ràng và cụ thể như rõ ràng về diện tích đất bàn giao, rõ ràng về địa điểm, cụ thể về thời gian bàn giao mặt bằng.

Biên bản bàn giao mặt bằng nhằm mục đích gì?

Tại sao phải có biên bản bàn giao

Biên bản bàn giao này có mục đích dùng để ghi chép lại toàn bộ các nội dung nằm trong công việc bàn giao mặt bằng, trả mặt bằng giữa hai bên. Không chỉ có thế mà việc ghi chép lại nội dung một cách chi tiết, tỉ mỉ, rõ ràng còn có vai trò giúp cho người nhận tiếp quản công trình, đẻ cho việc bàn giao này sẽ được thuận lợi hơn dễ dàng hơn kể cả trong những công việc liên quan sau này đó.

Chính vì biên bản bàn giao có những mục đích như vậy mà cần phải lưu ý để tất cả các nội dung trong biên bản đều nên thật chính xác, rõ ràng, minh bạch, công khai. Như vậy sẽ không xảy ra những sai sót không đáng có cũng như sẽ được nhiều tránh trường hợp rủi ro về sau này. Trường hợp về sau có phát sinh ra các tranh chấp không đáng có thì biên bản bàn giao này sẽ có vai trò chức năng pháp lý là bằng chứng để giúp bảo vệ được quyền lợi cho cả hai bên.

Mục đích của biên bản

Biên bản bàn giao mặt bằng sẽ bao gồm những nội dung gì?

Nội dung cần có khi tiến hành soạn thảo ra một biên bản bàn giao có vai trò vô cùng quan trọng. Bởi vì nội dung có nhiệm vụ vai trò ghi chép lại những thỏa thuận, những công việc cần thiết để phía người nhận công trình được bàn giao có thể dễ dàng tiếp quản được công trình.

Để quá trình về sau này sẽ không xảy ra những sai sót ngoài ý muốn của cả hai bên thì nội dung của biên bản bàn giao này cần phải đảm bảo được soạn thảo một cách thật tỉ mỉ, rõ ràng, chi tiết và chính xác. Một biên bản bàn giao mặt bằng thông thường sẽ bao gồm những thông tin nội dung như dưới đây:

• Tên của công trình xây dựng được bàn giao
• Hạng mục của công trình xây dựng được bàn giao
• Địa điểm để xây dựng nên công trình được bàn giao
• Thời gian đã tiến hành việc bàn giao công trình xây dựng đó
• Những thành phần và đối tượng tham gia vào quá trình tiến hành bàn giao mặt bằng công trình xây dựng
• Đại diện phía nhà thầu trong việc bàn giao mặt bằng
• Thông tin cần có của bên bàn giao mặt bằng công trình xây dựng đó chính là phía ban quản lý dự án
• Đại diện chủ hộ trong quá trình bàn giao mặt bằng công trình xây dựng.
• Thông tin của bên nhận mặt bằng công trình xây dựng trong hợp đồng là chính quyền cấp địa phương đại diện.
• Thông tin về việc đo đạc, thông tin số liệu về diện tích đất,…
• Nội dung chi tiết cần có trong quá trình soạn thảo biên bản bàn giao mặt bằng sẽ được lập ra dựa trên những căn cứ vào những quyết định có liên quan.

Những nội dung trong biên bản

Kiểm tra kỹ các điều khoản

Các thông tin và nội dung vừa được nêu ở trên sẽ được tiến hành lập thành những văn bản với đầy đủ các chữ ký cũng như là phải có xác nhận rõ ràng của cả 2 bên cũng như của các cấp chính quyền.

Phải làm như vậy vì sẽ đảm bảo được các thông tin trong biên bản đều minh bạch. Nội dung kê khai trong biên bản là rõ ràng, có tính chính xác và đặc biệt là đảm bảo biên bản có giá trị về mặt pháp lý.

Ngoài việc tiến hành lập ra một biên bản bàn giao mặt bằng công trình thi công xây dựng thì phía chủ hộ khi tiến hành nhận bàn giao mặt bằng cần phải lưu ý thực hiện việc đo đạc lại số liệu của toàn bộ phần diện tích đất được bàn giao.

Như vậy để xem thông tin trong biên bản đã phù hợp và khớp với thực tế hay chưa? Có sai sót nào về số liệu không? Sau đó thì cả hai bên cần phải thực hiện việc cam đoan về giao trả mặt bằng đúng thời hạn, đúng yêu cầu và cam đoan không xảy ra bất kỳ khiếu nại hay là kiện tụng gì về sau này.

Biên bản bàn giao đó sẽ đóng vai trò là một bằng chứng pháp lý vô cùng quan trọng. Chính bởi vì vậy biên bản bàn giao đó sẽ được lập thành 02 bản và sau đó sẽ được chia để mỗi bên được giữ một bản.

Kiểm tra kỹ các điều khoản

Những lưu ý khi viết biên bản bàn giao

Quy trình bàn giao mặt bằng cần phải được thực hiện một cách chi tiết và cẩn thận. Nếu trong bảng bàn giao càng liệt kê rõ ràng, đầy đủ thì người tiếp quản sẽ thuận lợi hơn khi thực hiện công việc sau này.

Một số lưu ý quan trọng cần biết khi soạn thảo biên bản bàn giao

Biên bản bàn giao mặt bằng công trình xây dựng nhìn chung khá dễ soạn thảo. Không có những quy định rắc rối về điều khoản. Tuy nhiên cần lưu ý để nội dung biên bản được chi tiết, rõ ràng, tỉ mỉ. Như vậy sẽ tạo nên được sự chặt chẽ trong các điều khoản của biên bản. Tránh được những rắc rối, rủi ro về sau

• Khi hai bên tiến hành việc bàn giao mặt bằng của công trình xây dựng thì cần phải lưu ý đến sự có mặt đầy đủ của phía đại diện nhà thầu, đại diện ban quản lý dự án và phía nhận thầu công trình. Phía nhận thầu sẽ gồm: đại diện chủ hộ và đại diện chính quyền địa phương.
• Giữa hai bên trong quá trình bàn giao mặt bằng cần phải có sự thống nhất về những nội dung. Ngoài ra cần phải nắm bắt những nội dung đó một cách rõ ràng, đầy đủ trước khi đặt bút ký kết để tránh việc xảy ra các tranh chấp không đáng có, khó giải quyết về sau.
• Nội dung trong biên bản bàn giao cần phải được hai bên thỏa thuận một cách rõ ràng, cụ thể như về thời gian tiến hành bàn giao, diện tích đất được bàn giao,...

Lưu ý khi lập biên bản

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn về nội dung cũng như những lưu ý khi ký kết biên bản bàn giao mặt bằng. Cần lưu ý các cẩn thận để có được các điều khoản căn cứ thật chính xác. Giúp đảm bảo quyền lợi và dễ dàng quy kết trách nhiệm trong trường hợp xảy ra sai sót.